大学ICT推進協議会 2022年度 年次大会

  • 2022年12月13日(火)~15日(木)
  • 仙台国際センター(ハイブリッド開催)

出展に関するFAQ 2022

出展全般について

Q.AXIES2022における「展示会」の開催形態はどのようなものでしょうか?
A.原則、オンサイトでの現地開催予定となっております(オンラインでのバーチャルブース形式ではございません)。但し、本年11 月中旬頃の 新型コロナウイルス 感染状況により、展示会開催そのものが中止された場合においては、出展料を返金いたします(オンラインでの展示会は実施いたしません)。尚、展示会以外の一般発表や全体会などについてはオンライン開催にて実施される予定です。その場合の使用ツールは、Cisco 社のWebex を予定しております。

Q.申込後の出展取消はできますか? また、キャンセル料などはありますか?
A.お申込後のキャンセルはできるだけ避けていただきますようお願いいたします。
9/30申込締切以降において、出展者都合によるキャンセルはキャンセル料が発生いたします。
但し、11 月中旬頃の新型コロナウイルス 感染状況により、展示会開催そのものが中止された場合においては、出展料を返金いたします(オンラインでの展示会は実施いたしません)

Q.年次大会全体の参加者見込み数はどのくらいでしょうか ?
A.過去の実績等から約900 人~1200人前後程度を見込んでおります。

Q.見積書や英文Invoice などはご対応いただけますか ?
A.はい、可能です。別途、conf2022-exsec[アットマーク]axies.jp までお問合せください。

Q.出展者用の招待コードはどこに表示されていますか? また、使用方法はどのようにすれば良いですか?
A.出展者の特典としての招待コード(参加費無料枠)は、出展者メンバーページへログインいただくことによりご確認いただくことが可能です。お申し込みのコースにより、招待コードの数が異なります。この招待コードを用いて、一般参加登録ページからのエントリをお願いいたします。

Q.名札の事前郵送はございますか?
A.いいえ、すべて当日のお渡しとなります。招待コードを用いて一般参加登録ページから登録された出展者は、メンバーページ内に表示されるQRコードを、当日受付にてご提示いただくことにより、当日その場でお名札が印刷される仕組みとなります。その他の「展示説明員」の方は、当日ブース内にお名札を用意しておりますのでそちらをご着用ください。

Q. 出展に係るスケジュールを教えてください。
A.出展マニュアル をご参照ください。

Q.荷物の送付先や車両での搬入案内などはどこから確認できますか?
A.出展マニュアル をご参照ください。

Q.出展者の特典のうち、一部の仕様だけを辞退することはできますか?
 例) 広告掲載を辞退する。 など
A.可能ですが、その際は必ず別途ご辞退の旨、ご連絡をお願いいたします。

出展者セミナー・ランチョンセミナーについて

**事前準備関連**

Q.事前提出書類のうち、「セミナー資料」とはどのようなものでしょうか?登壇時のパワーポイント資料などのことでしょうか?
A.こちらは論文集に掲載されるA4サイズ1ページ分のレジュメのようなものとなり、ご登壇時のプレゼン資料ではございません。尚、提出については必須ではございません。ご参考資料として、よろしければ昨年度の論文集(2021年度版)をご確認いただけます。以下よりダウンロードいただき、「出展者セミナ―」の項目をご参照ください。(※一括ダウンロードのため108MBございます)
https://axies.jp/_files/conf/conf2021/conf2021papers.zip

Q.年次大会参加者において、出展者セミナーへの参加(聴講)は事前登録制ですか?
A.いいえ、出展者セミナーに限らず、年次大会内における各セッションは基本的に事前申込方式ではございません。年次大会に参加登録いただいた方は、基本的にどのセッションにも自由にご入場いただけます。(一部の限定セッションを除く)

Q.自社の出展者セミナーに対して、独自にあらかじめ自社顧客などへ集客をかけても良いでしょうか?
A.はい、問題ございません。但し、出展者セミナーを聴講いただくには、必ず年次大会への参加登録が必要となりますのであらかじめご了承ください。(一般参加登録サイト:https://axies.jp/conf/axies2022/%e5%8f%82%e5%8a%a0%e5%b8%8c%e6%9c%9b%e3%81%ae%e6%96%b92022/ )

Q.ハイブリッド配信はどのように準備すればよいでしょうか?
A.配信ツールとして、年次大会事務局側よりCisco社のWebexをご用意いたします。すべて遠隔操作でのご登壇は承っておりませんので、当日は必ず現地にてどなたかがご登壇の上操作下さるようお願いいたします。当日、出展者説明会にて操作方法などを説明いたしますので必ずご参加ください。操作マニュアルについて、必ず事前にご確認くださるようお願いいたします。

Q.ランチョンセミナーのお弁当の個数は指定可能ですか?
A.いいえ、事前のご指定は不可となります。今年度は、感染防止対策の観点から各社とも限定50食といたしますこと、あしからずご了承ください。

Q.ランチョンセミナーのお弁当内容や価格は指定可能ですか?
A.いいえ、事前のご指定は不可となります。今年度は、お茶付きで1食1500円(税込み)となります。ランチョンセミナー開催費用とは別途、後日にお弁当代の請求書が送付される予定です。

 

**当日準備関連**

Q.出展者セミナー内で、出展者(セミナー実施社)が参加者の同意を得た上で、独自にアンケートをとることはできますか?
A.はい、可能です。アンケートの実施方法については特に指定するものではございません。

Q.当日のセミナー参加者(聴講者)リストは、後日に提供可能ですか?
A.いいえ、年次大会事務局側では、各発表セッション/出展者セミナーとも出席者の個別把握は行っておりませんため、各社様にて、受講後アンケート等にて把握して頂けますようお願いします。Webexによるオンライン参加者についても、リスト提供の予定はございません。

Q.当日の参加者(聴講者)向け受付対応などは、事務局側で用意いただけますか?
A.いいえ、年次大会事務局側で行うのは「全体受付」のみとなっており、セッション毎の個別受付については実施いたしません。また、各セッションは事前申し込み制ではありませんため、参加者は随時会場へ入っていただく(受付無し)を想定しております。
もし個別に受付の必要がございましたら、セミナー実施各社様にてご対応ください。
会議室前での会場案内などについては、年次大会事務局スタッフが対応します。

Q.質疑応答などの時間配分は?
A.質疑応答を含め、指定の時間内(60分/30分)で終了出来るようご準備をよろしくお願いいたします。質疑応答への時間配分などは、出展者側にてご自由に設定いただいて構いません(セミナー50分/質疑10分など)。時間延長などは認められませんので予めご了承ください。また、セッション開始や終了に伴うタイムマネジメントについても、年次大会事務局側より特段のお声がけは行いませんので、各社様にてご対応下さいますようお願いいたします。

Q.当日セミナー会場へはセミナー開始の何分前に入ることが可能でしょうか?
A.セッションの前後に15分の休憩/入れ替え時間を設けております。前セッションの終了直後よりご入室可能となります。オンライン参加者のために、セミナー開始の10分前を目途にハイブリッド開催用のWebex会議をスタートして頂けるようお願いします。

Q.ランチョンセミナーのお弁当はいつ配布されますか?
A.開始30分前頃に、会場前にてお弁当(50個)とお茶(50個)をセッション会場前にてお受け取りください。詳細は 出展マニュアル をご参照ください。

招待コードの使用方法について

Q.招待コードとはなんですか?
A.通常、有料登録となる一般の大会参加登録を無料にてご登録いただけるコードとなります。出展者様には、それぞれお申込みブース数に応じて、複数の招待コードを発行しております。自社の招待コードは、出展者メンバーページ へログインいただくことでご確認が可能です。

Q.招待コードはどのように入力して使うのですか?
A.大会参加登録ページにおいて、まずは「新規登録」よりお進みください。その後、招待コードの入力欄がございますので、お持ちの招待コードをご入力いただきますと参加費が¥0として適用されます。尚、招待コード1件につきお一人様の登録となります。

Q.招待コードを、年次大会当日の特設サイト(12月公開予定)ログイン時に入力すれば良いのですか?
A.いいえ。招待コード単体ではログインができません。まずは大会参加登録ページにおいて、新規登録の際に招待コードをご入力の上、事前登録をお願いいたします。その際に発給される受付ID&パスワードが、当日の 年次大会特設サイ ログイン情報となります。

Q.出展者が出展者用招待コードで登録した場合、CIO名刺交換会に参加できるのですか?
A.はい。CIO名刺交換会にご参加いただく場合は、必ず事前に「招待コード」を用いて参加登録をお願いいたします(出展申込とは別の参加登録となります)。自社の招待コードは、出展者メンバーページ へログインいただくことでご確認が可能です。(「展示説明員」の名札ではCIO名刺交換会にご参加いただけませんのであしからずご了承ください。)

Q.CIO名刺交換会はどのような形で開催されますか?
A.  従来のCIO昼食会に相当する ものとして、出展者/協賛社各位、賛助会員の皆様と、大学CIOとのご交流を 念頭にした会を想定しております。 新型コロナウイルス感染防止対策のため、今回は立食での昼食 提供を取りやめる代わりに、名刺交換の場として活用いただく 方向で調整をしております。 参加者が多い場合には一部人数制限などを行う場合がございますが、 基本的にはご自由にお名刺交換、ご懇談をいただける場として 準備想定しております。 (但し、出展者用/協賛社用/賛助会員用のいずれかの招待コードで 予めご登録いただいた方のみが入場可能な対象者となります。)

 

参加者情報の提供(協賛特典)について

Q.AXIES 運営側が取得された一般参加者の情報提供は可能ですか?
A.協賛(プラチナ協賛、ゴールド協賛)企業への特典として提供予定です。

Q.AXIES 運営側で取得された参加者情報について、協賛企業(プラチナ協賛、ゴールド協賛)へ個人情報の第三者提供の文言(条件)はどのようなものですか?
A.「AXIES2022 年次大会における個人情報の第三者提供について
参加登録者にご記入いただきました個人情報は、ご本人の同意を得られた場合にのみ、本年次大会協賛各社へ提供させていただきます。提供された個人情報は協賛各社のプライバシーポリシーに則り適切に管理され、各社製品情報やプロモーションご案内などを送付することがございます。尚、参加登録情報のうち提供される個人情報は以下の通りです。1.氏名 2.所属名(学部/部署名、役職名含む) 3.メールアドレス
個人情報の第三者提供に同意されない場合は「同意しない」にチェックを入れてください。 」

 

オープニングギャザリング・情報交換会(懇親会)への参加について

大変申し訳ございませんが、今年度も感染防止対策の観点から飲食物の提供は予定しておりません。但し、参加者の皆様へはお持ち帰りいただけるお土産(ご当地食品・お酒などを含む)をご用意いたしておりますので、是非ご参加の上、懇談の場としてご活用ください。今年度も参加費は無料となっております。皆様の積極的なご参加をお待ちしております!
なお、情報交換会会場の収容人数により、入場を制限する場合もございますので、あらかじめご承知おきください。

・オープニングギャザリング(会場:展示棟展示会場):参加者の方々に、展示会場奥のポスター発表会場付近にお集まりいただいた上でお飲み物・お菓子類を配付いたします(その場での飲食は不可です。また、数は充分にご用意しておりますが、なくなり次第終了となりますことあしからずご了承ください。)。ブース紹介やミニ抽選会等を行います。展示会場への人流誘導も兼ねたイベントとなります。

・情報交換会(会場:会議棟「桜」):従来の懇親会に相当するイベントです。ご当地食品やお酒などのささやかなお土産をご用意いたしております(その場での飲食は不可です。また、数は充分にご用意しておりますが、なくなり次第終了となりますことあしからずご了承ください。)また、ご当地ならではの企画イベントもご用意しておりますのでお楽しみください。参加者相互の交流の場としていただければ幸いです。

  • Twitterでシェアする
  • Facebookでシェアする