大学ICT推進協議会 2021年度 年次大会
出展に関するFAQ 2021
出展全般について
Ｑ．AXIES2021における「展示会」の開催形態はどのようなものでしょうか？
Ａ．原則、オンサイトでの現地開催予定となっております（オンラインでのバーチャルブース形式ではございません）。但し、本年11 月中旬頃の COVID-19 感染状況により、展示会開催そのものが中止された場合においては、出展料を返金し（オンラインでの展示会は実施いたしません）、出展者セミナー／ランチョンセミナーのみオンラインにて実施する予定です（※オンライン時にはランチ配布はございません）。また、展示会以外の一般発表や全体会などについてもオンライン開催にて実施される予定です。その場合の使用ツールは、Cisco 社のWebex を予定しております。
Ｑ．申込後の出展取消はできますか？ また、キャンセル料などはありますか？
Ａ．お申込後のキャンセルはできるだけ避けていただきますようお願いいたします。
10/25 以降において出展者都合によるキャンセルはキャンセル料が発生いたします。
但し、11 月中旬頃の COVID-19 感染状況により、展示会開催そのものが中止された場合においては、出展料を返金いたします（オンラインでの展示会は実施いたしません）。その場合出展者セミナー／ランチョンセミナーのみオンラインでの実施とし、セミナー費用のみが発生する形となります。
Ｑ．年次大会全体の参加者見込み数はどのくらいでしょうか ？
Ａ．AXIES 年次大会としては初めてのハイブリッド開催となることもあり、あくまでも予想値ではありますが、過去の実績等から約800 人前後程度を見込んでおります。
Ｑ．見積書や英文Invoice などはご対応いただけますか ？
Ａ．はい、可能です。別途、conf2021-exsec[アットマーク]axies.jp までお問合せください。
Ｑ．出展者用の招待コードはどこに表示されていますか？ また、使用方法はどのようにすれば良いですか？
Ａ．出展者の特典としての招待コード（参加費無料枠）は、出展者メンバーページへログインいただくことによりご確認いただくことが可能です。お申し込みのコースにより、招待コードの数が異なります。この招待コードを用いて、一般参加登録ページからのエントリをお願いいたします。
Ｑ．名札の事前郵送はございますか？
Ａ．いいえ、すべて当日のお渡しとなります。招待コードを用いて一般参加登録ページから登録された出展者は、メンバーページ内に表示されるQRコードを、当日受付にてご提示いただくことにより、当日その場でお名札が印刷される仕組みとなります。その他の「展示説明員」の方は、当日ブース内にお名札を用意しておりますのでそちらをご着用ください。
Q. 出展に係るスケジュールを教えてください。
14日
14：00～16：30 展示物品搬入・設置
15日
09：00～11：30 展示物品搬入・設置
11：30～12：00 出展者説明会
12：00～18：00 展示会
16日
09：00～19：00 展示会
09：00～10：00 出展者セミナー（Aタイプ）
10：40～13：00 全体会
13：00～13：50 ランチョンセミナー
14：00～15：00 出展者セミナー（Aタイプ）
15：30～17：00 CIOとの名刺交換会
18：00～19：00 情報交換会
17日
09：00～13：30 展示会
09：00～10：00 出展者セミナー（Bタイプ）
13：45～14：15 出展者セミナー（C タイプ）
13：45～14：45 出展者セミナー（B タイプ）
13：30～15：30 展示物品撤去・搬出
Ｑ．荷物の送付状や出展マニュアルはどこから確認できますか？
Ａ．詳細は 出展マニュアル のページをご参照ください。
Ｑ．出展者の特典のうち、一部の仕様だけを辞退することはできますか？
例） 広告掲載を辞退する。 など
Ａ．可能ですが、その際は必ず別途ご辞退の旨、ご連絡をお願いいたします。
出展者セミナーについて（ハイブリッド開催の方法など）
Ｑ．セミナーの開催方法について教えてください。
Ａ．「出展者セミナーに関する注意事項」のページをご参照ください。
Ｑ．出展者セミナーをオンライン開催する場合の使用ツールを教えてください。
Ａ．シスコ社のWebexMeetingsを使用いたします。（WebexEventsではございません）
Ｑ．当日のWebexMeetingsのURLはどこに案内がありますか？
Ａ．年次大会期間中の特設サイト（12月10日公開予定）にログインいただくことにより、閲覧が可能です。尚、ログインは出展者「受付ID」（300XXから始まる5桁の数字）および「パスワード」、または、招待コード等を用いて一般の大会参加登録された際に付与された「受付ID」（10XXXから始まる5桁の数字）および「パスワード」にて可能です。
Ｑ．出展者セミナー内で、出展者が参加者の同意を得た上で、独自にアンケートをとることはできますか？
Ａ．はい、可能です。アンケートの実施方法については特に指定するものではございません。
Ｑ．セミナー資料とはどのようなものでしょうか？登壇時のパワーポイント資料などのことでしょうか？
Ａ．こちらは論文集に掲載されるA4 1ページ分のレジュメのようなものとなり、ご登壇時のプレゼン資料ではございません。尚、提出については必須ではございません。ご参考資料として、昨年度の論文集（2020年度版）は以下よりダウンロードが可能です。ダウンロード後、出展者セミナ―の項目をご参照ください。（※一括ダウンロードのため108MBございます）
https://axies.jp/_files/conf/conf2020/conf2020papers.zip
Ｑ．自社の出展者セミナーに対して、独自に自社顧客などへ集客をかけても良いでしょうか？
Ａ．はい、問題ございません。但し、出展者セミナーを聴講いただくには、必ず年次大会への参加登録が必要となりますのであらかじめご了承ください。（一般参加登録サイト：https://axies.jp/conf/axies2021/%e5%8f%82%e5%8a%a0%e5%b8%8c%e6%9c%9b%e3%81%ae%e6%96%b92021/ ）
Ｑ．質疑応答などの時間配分は？
Ａ．質疑応答を含め、指定の時間内（60分／30分）で終了出来るようご準備をよろしくお願いいたします。質疑応答への時間配分などは、出展者側にてご自由に設定いただいて構いません（セミナー50分／質疑10分など）。時間延長などは認められませんので予めご了承ください。
招待コードの使用方法について
Ｑ．招待コードとはなんですか？
Ａ．通常、有料登録となる一般の大会参加登録を無料にてご登録いただけるコードとなります。出展者様には、それぞれコースに応じて、複数の招待コードを発行しております。自社の招待コードは、出展者メンバーページ へログインいただくことでご確認が可能です。
Ｑ．招待コードはどのように入力して使うのですか？
Ａ．大会参加登録ページにおいて、まずは「新規登録」よりお進みください。その後、招待コードの入力欄がございますので、お持ちの招待コードをご入力いただきますと参加費が￥0として適用されます。尚、招待コード1件につきお一人様の登録となります。
Ｑ．招待コードを、年次大会当日の特設サイト（12月10日公開予定）ログイン時に入力すれば良いのですか？
Ａ．いいえ。招待コード単体ではログインができません。まずは大会参加登録ページにおいて、新規登録の際に招待コードをご入力の上、事前登録をお願いいたします。その際に発給される受付ID＆パスワードが、当日の 年次大会特設サイト ログイン情報となります。
Ｑ．出展者が出展者用招待コードで登録した場合、CIO名刺交換会に参加できるのですか？
Ａ．はい。CIO名刺交換会にご参加いただく場合は、必ず事前に「招待コード」を用いて参加登録をお願いいたします（出展申込とは別の参加登録となります）。自社の招待コードは、出展者メンバーページ へログインいただくことでご確認が可能です。（「展示説明員」の名札ではCIO名刺交換会にご参加いただけませんのであしからずご了承ください。）
Ｑ．CIO名刺交換会はどのような形で開催されますか？
Ａ. 従来のCIO昼食会に相当する ものとして、出展者/協賛社各位、賛助会員の皆様と、大学CIOとのご交流を 念頭にした会を想定しております。 新型コロナウィルス感染防止対策のため、今回は立食での昼食 提供を取りやめる代わりに、名刺交換の場として活用いただく 方向で調整をしております。 参加者が多い場合には一部人数制限などを行う場合がございますが、 基本的にはご自由にお名刺交換、ご懇談をいただける場として 準備想定しております。 （但し、出展者用/協賛社用/賛助会員用のいずれかの招待コードで 予めご登録いただいた方のみが入場可能な対象者となります。）
参加者情報の提供について
Ｑ．AXIES 運営側が取得された一般参加者の情報提供は可能ですか？
Ａ．協賛（プラチナ協賛、ゴールド協賛）企業への特典として提供予定です。
Ｑ．AXIES 運営側で取得された参加者情報について、協賛企業（プラチナ協賛、ゴールド協賛）へ個人情報の第三者提供の文言（条件）はどのようなものですか？
Ａ．「AXIES2021 年次大会における個人情報の第三者提供について
参加登録者にご記入いただきました個人情報は、ご本人の同意を得られた場合にのみ、本年次大会協賛各社へ提供させていただきます。提供された個人情報は協賛各社のプライバシーポリシーに則り適切に管理され、各社製品情報やプロモーションご案内などを送付することがございます。尚、参加登録情報のうち提供される個人情報は以下の通りです。1.氏名 2.所属名 3.メールアドレス
個人情報の第三者提供に同意されない場合は「同意しない」にチェックを入れてください。」
情報交換会（懇親会）への参加について
16日18：00～19：00に、展示会会場一画のドリンクコーナー付近におきまして、情報交換会の開催を予定しております。簡単な飲食物（個包装での配布形式）が提供される予定です。
参加者の皆様には展示ブースなどもご覧いただきながら、懇談の場としていただければ幸いです。
