出展全般について

Ｑ．AXIES2023における「展示会」の開催形態はどのようなものでしょうか？
Ａ．オンサイトでの現地開催を予定しております（オンライン・ハイブリッドではございません）。

Ｑ．申込後の出展取消はできますか？ また、キャンセル料などはありますか？
Ａ．お申込後のキャンセルはできるだけ避けていただきますようお願いいたします。
10/10申込締切以降において、出展者都合によるキャンセルはキャンセル料が発生いたします。


Ｑ．年次大会全体の参加者見込み数はどのくらいでしょうか ？
Ａ．過去の実績等から約900 人～1200人前後程度を見込んでおります。

Ｑ．見積書や英文Invoice などはご対応いただけますか ？
Ａ．はい、可能です。別途、conf2023-exsec[アットマーク]axies.jp までお問合せください。

Ｑ．出展者用の招待コードはどこに表示されていますか？　また、使用方法はどのようにすれば良いですか？
Ａ．出展者の特典としての招待コード（参加費無料枠）は、マイページへログインいただくことによりご確認いただくことが可能です。お申し込みのブース数に応じて、招待コードの数が異なります。ご出展者のうち、CIO昼食会や情報交換会への参加をご希望される方は、招待コードを用いて、一般参加登録のエントリをお願いいたします。

Ｑ．名札の事前郵送はございますか？
Ａ．いいえ、すべて当日のお渡しとなります。出展者のうち、招待コードを用いて一般参加登録いただいた方は、マイページ内に表示されるQRコードを当日受付にてご提示いただくことにより、当日その場でお名札が印刷される仕組みとなります。招待コードを用いない「展示説明員」の方は、当日ブース内に出展者名を記載したお名札を用意しておりますので、そちらをご着用ください。

Ｑ．名札は何名分、発行されますか？
Ａ．名札の発行枚数（参加可能人数）は、1ブースにつき5名様分となっております。内訳は「展示説明員」名札が3名、「招待コード」登録での名札が2名となります。招待コードは一般参加登録時にコード入力し、アクティベートすることにより初めて有効となります。招待コード単体のみでは名札が発行されませんので、必ず事前に招待コードを用いて一般参加登録を行ってください。
一般参加登録後、会期前にマイページ内に表示されるQRコードを当日受付にてご提示いただくことにより、当日その場で名札が印刷される仕組みとなります。招待コードを用いない「展示説明員」の方は、当日ブース内に出展者名を記載したお名札を用意しておりますので、そちらをご着用ください。規定数以上の追加発行は行いませんので、1ブース5名を超えての入場をご希望される場合は、別途、有料にて一般参加登録を行ってください。

Q.　出展に係るスケジュールを教えてください。
Ａ．出展マニュアルをご参照ください。

Ｑ．荷物の送付先や車両での搬入案内などはどこから確認できますか？
Ａ．出展マニュアルをご参照ください。

Ｑ．出展者の特典のうち、一部の仕様だけを辞退することはできますか？
　例） 広告掲載を辞退する。 など
Ａ．可能ですが、その際は必ず別途ご辞退の旨、ご連絡をお願いいたします。

出展者セミナー・ランチョンセミナーについて

＊＊事前準備関連＊＊

Ｑ．事前提出書類のうち、「セミナー資料」とはどのようなものでしょうか？登壇時のパワーポイント資料などのことでしょうか？
Ａ．こちらは論文集に掲載されるA4サイズ1ページ分のレジュメのようなものとなり、ご登壇時のプレゼン資料ではございません。尚、提出については必須ではございません。ご参考資料として、よろしければ昨年度の論文集（2022年度版）をご確認いただけます。以下よりダウンロードいただき、「出展者セミナ―」の項目をご参照ください。（※一括ダウンロードのため143MBございます）

https://axies.jp/_files/conf/conf2022/conf2022papers.zip

Ｑ．年次大会参加者において、出展者セミナーへの参加（聴講）は事前登録制ですか？
Ａ．いいえ、出展者セミナーに限らず、年次大会内における各セッションは基本的に事前申込方式ではございません。年次大会に参加登録いただいた方は、基本的にどのセッションにも自由にご入場いただけます。（一部の限定セッションを除く）

Ｑ．自社の出展者セミナーに対して、独自にあらかじめ自社顧客などへ集客をかけても良いでしょうか？
Ａ．はい、問題ございません。但し、出展者セミナーを聴講いただくには、必ず年次大会への参加登録が必要となりますのであらかじめご了承ください。（一般参加申込ページ：https://axies.jp/conf/axies2023/%e5%8f%82%e5%8a%a0%e5%b8%8c%e6%9c%9b%e3%81%ae%e6%96%b92023/）

Ｑ．ランチョンセミナーのお弁当内容や価格は指定可能ですか？
Ａ．いいえ、事前のご指定は不可となります。事務局側にて選定発注いたしますのであしからずご了承ください。今年度は、お茶付きで１食1540円（税込み）×50食となります。ランチョンセミナー開催費用とは別途、お弁当代の請求書が発行されます。

 

＊＊当日準備関連＊＊

Ｑ．出展者セミナーのセッション時間内において、出展者（セミナー実施社）が参加者の同意を得た上で、独自にアンケートをとることはできますか？
Ａ．はい、可能です。アンケートの実施方法については特に指定するものではございません。

Ｑ．当日のセミナー参加者（聴講者）リストは、後日に提供可能ですか？
Ａ．いいえ、年次大会事務局側では、各発表セッション/出展者セミナーとも出席者の個別把握は行っておりませんため、各社様にて、必要に応じて受講後アンケート等にて把握して頂きますようお願いします。

Ｑ．当日の参加者（聴講者）向け受付対応などは、事務局側で用意いただけますか？
Ａ．いいえ、年次大会事務局側で行うのは「全体受付」のみとなっており、セッション毎の個別受付については実施いたしません。また、各セッションは事前申し込み制ではありませんため、参加者は随時会場へ入っていただく（セッションごとの個別受付はございません）を予定しておりますこと、ご了承ください。会議室前での会場案内などについては、年次大会事務局スタッフが対応します。

Ｑ．質疑応答などの時間配分は？
Ａ．質疑応答を含め、指定の時間内（60分／30分）で終了出来るようご準備をよろしくお願いいたします。質疑応答への時間配分などは、出展者側にてご自由に設定いただいて構いません（セミナー50分／質疑10分など）。時間延長は認められませんので予めご了承ください。また、セッション開始や終了に伴うタイムマネジメントについても、年次大会事務局側より特段のお声がけは行いませんので、各社様にてご対応下さいますようお願いいたします。

Ｑ．セミナー会場へは、セミナー開始の何分前に入ることが可能でしょうか？
Ａ．セッションの前後に15分の休憩／入れ替え時間を設けております。前セッションの終了直後よりご入室可能となります。接続テストなどはこの間にお願いいたします。

Ｑ．出展者セミナー、ランチョンセミナーを録画することは可能ですか？
Ａ．いいえ、録画は不可とさせていただきます。あしからずご了承下さい。

Ｑ．ランチョンセミナーのお弁当はいつ配布されますか？
Ａ．開始30分前頃に、各会場前までお弁当とお茶をお持ち致しますので、セッション会場前にてお受け取りください。詳細は出展マニュアルをご参照ください。

招待コードの使用方法について

Ｑ．招待コードとはどのようなものでしょうか？
Ａ．通常、有料登録となる一般参加登録を、参加費無料にてご登録いただけるコードとなります。出展者様への特典として、お申込みブース数に応じて複数の招待コードを発行しております。自社の招待コードは、マイページへログインいただくことでご確認が可能です。

Ｑ．招待コードはどのように使用しますか？
Ａ．大会参加登録ページにおいて、「新規アカウント作成」または、既にアカウントをお持ちの場合は「マイページ」へのログインよりお進みください。一般参加登録の際、招待コードの入力欄がございますので、お持ちの招待コードをご入力いただきますと参加費が￥0として適用されます。尚、招待コード1件につきお一人様の登録となります。

Ｑ．出展者が出展者用招待コードで登録した場合にのみ、CIO昼食会・名刺交換会に参加できるのですか？
Ａ．はい。CIO名刺交換会にご参加いただく場合は、必ず事前に「招待コード」を用いて参加登録をお願いいたします（出展申込とは別の一般参加登録となります）。自社の招待コードは、マイページへログインいただくことでご確認が可能です。（「展示説明員」の名札ではCIO名刺交換会・情報交換会にはご参加いただけませんのであしからずご了承ください。）

Ｑ．CIO昼食会・名刺交換会はどのような形で開催されますか？
Ａ.  出展者/協賛社各位、賛助会員の皆様と、大学CIOとのご交流を 念頭にした会を想定しております。 参加者が多い場合には一部人数制限などを行う場合がございますが、 基本的にはご自由にお名刺交換、ご懇談をいただける場として 準備想定しております。 （但し、出展者用/協賛社用/賛助会員用のいずれかの招待コードで 予めご登録いただいた方のみが入場可能となります。「展示説明員用」名札ではご入場いただけませんのでご注意ください。）

参加者情報の提供（協賛社向け特典）について

Ｑ．AXIES 運営側が取得された一般参加者の情報提供は可能ですか？
Ａ．協賛（しゃちほこ協賛、プラチナ協賛、ゴールド協賛）企業への特典として提供予定です。

Ｑ．AXIES 運営側で取得された参加者情報について、協賛企業（しゃちほこ協賛、プラチナ協賛、ゴールド協賛）へ個人情報の第三者提供の文言（条件）はどのようなものですか？
Ａ．「AXIES2023 年次大会における個人情報の第三者提供について参加登録者にご記入いただきました個人情報は、ご本人の同意を得られた場合にのみ、本年次大会協賛各社へ提供させていただきます。提供された個人情報は協賛各社のプライバシーポリシーに則り適切に管理され、各社製品情報やプロモーションご案内などを送付することがございます。尚、参加登録情報のうち提供される個人情報は以下の通りです。1.氏名　2.所属名（学部/部署名、役職名含む）　3.メールアドレス。個人情報の第三者提供に同意されない場合は「同意しない」にチェックを入れてください。 」

オープニングギャザリング・情報交換会（懇親会）への参加について

軽食とお飲み物をご用意いたしておりますので、是非ご参加の上、懇談の場としてご活用ください。皆様の積極的なご参加をお待ちしております！
なお、情報交換会会場は収容人数制限のため、先着順でのお申込みとなりますこと、あらかじめご承知おきください。

・オープニングギャザリング：　軽食とお飲み物をご用意しておりますので是非ご参加ください。日時：13日（水）17：45〜19：15 　会場：イベントホール

・情報交換会：お料理やお飲み物をご用意していますので参加者同士の交流に是非ご活用ください。尚、参加には事前申込が必要です。参加者数が定員に達し次第、申込を締め切らせていただきますので、早めのご登録をお願い致します。
日時：14日（木）17:30～19:30　会場：白鳥ホール

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